L'aménagement d'une salle de conférence

Quelle que soit la taille de votre entreprise, qu'il s'agisse d'une startup avec une équipe de cinq personnes ou d'une grande entreprise avec des centaines d'employés, la salle de conférence est un endroit clé où certaines décisions importantes sont prises. La façon de travailler change progressivement, et se fait de plus en plus à distance. Beaucoup d'entreprises n'accueillent plus forcément ni salariés ni clients ou invités… Mais pour celles qui voient l'importance de préserver l'espace de bureau, la salle de conférence est un élément très important. Les salles de conférence ou de réunions se ressemblent, mais ne sont pas toutes similaires. Les meilleures salles de conférence sont conçues pour faciliter les interactions entre les personnes qui s'y trouvent. Tout ce qui se trouve dans une salle de conférence bien conçue doit être intuitif à utiliser, que ce soit l’endroit ou l’on s'assoit jusqu’au différents équipements et matériels technologiques qui se trouvent dans la salle. On s'aperçoit que les salles de réunion évoluent de plus en plus rapidement. Il est loin le temps ou l’on avait qu’une table et des chaises au milieu d’une petite pièce. Les entreprises s'efforcent aujourd’hui de créer un espace dégagé, doté de matériel utile et facilement utilisable, qui inspire la productivité. Que ce soit la première fois que vous aménagez une nouvelle salle ou que vous cherchiez simplement à améliorer un espace existant, certains critères sont nécessaires pour le bien-être des salariés. Des éléments importants sont évidemment à prendre en compte lors de l'aménagement d'une salle de conférence. Certains peuvent paraître évident mais il est bon de les garder en tête lorsque l’on veut une salle de conférence fonctionnelle et facile à utiliser. L’idée est de créer une salle qui permet aux gens de s'y déplacer librement tout en fournissant les outils nécessaires pour que tout le monde puisse collaborer.

Le mobilier de la salle de réunion

Comme pour le reste du mobilier de bureau, les chaises de la salle de conférence doivent être ergonomiques et confortables pour s'asseoir confortablement lors des réunions. On remarque que des choix subtils peuvent faire une grande différence dans l'humeur et la productivité des salariés. Tout salarié qui aura un environnement de travail confortable aura une meilleure productivité, le mobilier de bureau en fait intégralement partie. On observe aussi que certains types de mobiliers ont des effets positifs, par exemple, les chaises à roulettes peuvent encourager les gens à les rouler sous les tables avant de partir. Il faut aussi prendre en compte la possibilité d’aménager plusieurs salles de réunion différentes. Si vous aménagez plusieurs salles de conférence, il peut être utile de les différencier visuellement avec différents types de mobilier.

Des tables et des chaises

Il faut donc trouver les bonnes tables et chaises et réfléchir à la manière dont leur taille et leur design fonctionnent dans l'espace : Les tables doivent être assez grandes pour le nombre de chaises. Les hauteurs des tables doivent correspondre à celles des chaises. Les chaises doivent être confortables mais suffisamment stables pour une assise prolongée.

L’éclairage de la salle de réunion

Il faut que les interrupteurs soient faciles à trouver et qu’ils soient à l’intérieur de la salle. Il arrive que dans certaines salles de réunion les interrupteurs soient en dehors, ce qui est loin d’être optimisé. Plusieurs critères sont à prendre en compte : La possibilité de contrôler ou de tamiser l'éclairage, cela peut être important pour les personnes qui organisent des présentations. Pour les fenêtres qui laissent entrer la lumière naturelle, pensez à installer des rideaux pour permettre aux participants de contrôler la quantité de lumière qui rentre.

: Insonorisation de la salle

Le son se propage différemment selon les espaces de bureau. Les bureaux qui favorisent la collaboration ont également tendance à produire des niveaux de bruit plus élevés. Si vous constatez qu'une partie de ce bruit peut s'infiltrer hors ou dans vos salles de réunion, vous pouvez envisager des panneaux d'absorption acoustique.

L’agencement d’une salle de conférence

L'agencement d’une salle se décide en fonction de son utilité. Si la salle de conférence sert très souvent à faire des présentations ou des animations d’ateliers, alors elle n’aura pas besoin du même agencement qu’une salle ne servant qu'à échanger autour d’une table. Il existe donc plusieurs types d’agencement possibles pour les salles de réunion.

Une salle pour échanger

On peut agencer une salle de réunion avec des sièges disposés autour d'une table centrale ou d'un ensemble de tables regroupées. Cette disposition est idéale pour les réunions en personne avec une participation à distance, puisque tout le monde est visible et qu'il y a un espace libre entre les participants pour faciliter la conversation sans être dérangé.

Salle de réunion en “U”

Avec des tables placées les unes contre les autres pour former un "U", les participants s'assoient autour de l'extérieur de la table, laissant un espace ouvert pour qu'un écran ou un tableau blanc soit le point central. Cette disposition est particulièrement intéressante pour des présentations. Le ou les présentateurs peuvent naviguer facilement pour s’approcher des collaborateurs assis autour de la table. Cette disposition est aussi intéressante pour les ateliers, car elle permet à un animateur d'interagir directement au milieu de l'espace avec tout le monde.

L’équipement de la salle de conférence

Une salle de conférence optimisée doit disposer de l'équipement technique adéquat, qui permet d'accueillir facilement des conférences physiques et virtuelles sans que les participants mettent 10 minutes à brancher leur ordinateurs pour lancer une présentation.

Écran de vidéo

Un écran vidéo est indispensable dans toute bonne salle de réunion. Il vous faut au minimum un écran avec plusieurs types d’entrée, HDMI, displayport… Assez grand pour que tout le monde puisse voir la projection sans avoir à plisser les yeux. Mais il est bien évidemment conseillé d’investir dans un écran connecté et tactile, qui permet une prise en main bien plus facile.

Caméra projection à distance

Il arrive de plus en plus souvent que les réunions se fassent en physique avec les personnes présentes sur place, mais aussi en même temps à distance avec les personnes en télétravail ou dans une autre région, pays… L’idéal est d’avoir une caméra et un micro pour tout le monde, afin d’éviter que tout le monde se connecte sur la caméra et le micro de son ordinateur. Il existe des caméras et micros qui détectent les personnes qui parlent et zoom directement sur elles.

Un tableau pour écrire

Le tableau blanc peut sembler has been de nos jours, mais c’est encore un outil terriblement efficace et très facile d’utilisation qui permet d’illustrer des propos rapidement en toute circonstance. Il existe des tableaux de toute taille, vous pouvez même couvrir un mur entier de la salle de réunion avec une matière de tableau blanc, pour pouvoir prendre des notes où que vous soyez dans la salle.

Un tableau intelligent

Il existe également des tableaux intelligents dotés d'une technologie qui permet de dessiner sur un écran tactile et d'enregistrer automatiquement sur un ordinateur, ce qui peut être modifié ultérieurement. Ce n’est ni nécessaire, ni gadget, mais peut être réellement utile dans certaines situations.

L’accessibilité de la salle de conférence

Trouver la salle de conférence

Une salle de conférence doit pouvoir se trouver facilement. Il est possible que des personnes externes à votre entreprise soient accueillies dans la salle. Il est donc important de nommer votre salle de conférence. Préférez un nom plutôt que des numéros, cela se retient mieux.

Placement de l'équipement

L’emplacement des équipements dans une salle de conférence n’est pas anodin. Il est important de réfléchir à l'emplacement des tableaux blancs, des écrans et des affichages numériques. Veillez à ce que tout le monde, y compris les participants assis, puisse accéder facilement aux équipements présents dans la salle.

Entrée de la salle de réunion

Les portes de la salle doivent être suffisamment larges pour que tout le monde puisse les franchir, y compris les personnes en fauteuil roulant. La porte doit aussi être assez légère, pour que tout le monde puisse l’ouvrir.

Conclusion

Pour résumer, pour qu’une salle de réunion soit optimisée il faut penser : À son mobilier avec les tables et les chaises adaptées aux personnes et au style de la salle de conférence. À l’agencement de la salle de conférence, pour qu’elle soit optimisée par rapport aux types d’échanges de la salle, que ce soit en “U” ou en rond. À l’équipement de la salle de conférence, pour que tous les utilisateurs puissent se sentir à l’aise et ne pas perdre de temps. Et à l’accessibilité de la salle de conférence, pour que tout le monde puisse y accéder facilement. N’hésitez pas à faire appel aux idées et aux suggestions de votre équipe afin que toutes les voix soient entendues et représentées tout au long du processus d'aménagement de votre salle de conférence.